Orientações Gerais e Fluxo de Solicitação para Gestão de Registro de Preços por órgãos e entidades da Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional do Estado de Minas Gerais

Amparo Legal e Competência

Conforme disposto no art. 4º do Decreto nº 48.779, de 2024, a Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (SEPLAG-MG) é o órgão responsável pela coordenação da política de adoção do Sistema de Registro de Preços (SRP) no âmbito da Administração Pública direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo estadual. 

O órgão ou a entidade que tiver o interesse de promover uma licitação ou contratação direta para registro de preços e atuar como gestor da Ata de Registro de Preços (ARP) que dela decorrer deverá solicitar autorização à Seplag, que decidirá conforme avaliação de conveniência e oportunidade, nos termos do parágrafo único do art. 4º do Decreto nº 48.779, de 2024.  

Diante dessas definições, nos termos do Decreto nº 48.636, de 2023, compete à Diretoria Central de Planejamento, Padronização e Estratégias de Contratação (DCPEC), unidade vinculada à Superintendência Central de Planejamento de Contratações da Subsecretaria de Compras Públicas, planejar, coordenar e orientar atividades relacionadas ao planejamento de compras e à modelagem de estratégias de aquisição e contratação, bem como aos procedimentos licitatórios e auxiliares, no âmbito de suas atribuições. Nesse contexto, cabe à DCPEC, no âmbito da Seplag, analisar as solicitações de autorização apresentadas pelos órgãos e entidades da Administração Pública autárquica e fundacional que pretendam atuar como gestores de Atas de Registro de Preços de objetos não centralizados pela Seplag, subsidiando a decisão quanto à conveniência e oportunidade da gestão do Registro de Preços. 

No exercício dessa competência, a SEPLAG promoveu, em 03/09/2026, reunião de alinhamento com os órgãos e entidades, cuja apresentação é disponibilizada como material de apoio às orientações. O material sintetiza as principais alterações implementadas no processo e reúne orientações gerais para sua correta operacionalização. 

Link da apresentação

Passo a Passo do Procedimento

 

Passo 1: Atuação SEI  

Os pedidos de gestão devem ser realizados exclusivamente via processo eletrônico SEI (tipo “Licitação: Registro de Preços Realizado no SIRP”) e deverão conter, no mínimo, o Formulário de “Solicitação de Autorização para ser Gestor de RP” (versão SEI), a “Lista de itens – Solicitação de Autorização para ser Gestor de Registro de Preços” (Versão Excel, disponibilizada abaixo) e o Ofício de encaminhamento do órgão/entidade. 

• Formulário de “SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO PARA SER GESTOR DE RP” (modelo padrão disponível no SEI). 

O Formulário de “Solicitação de Autorização para ser Gestor de RP” reúne as informações necessárias para subsidiar a análise, pela DCPEC, das solicitações de autorização para gestão de registro de preços.  

O documento está organizado em seis seções:

I. Identificação do órgão/entidade gestor(a);

II. Identificação do responsável técnico;

III. Sobre a opção pela utilização do sistema de registro de preços;

IV. Sobre o planejamento do registro de preços;

V. Sobre os itens do registro de preços;

VI. Observações.

Na seção “I. Identificação do órgão/entidade gestor(a)”, deverão ser informados os dados do órgão ou da entidade responsável pela futura gestão do registro de preços, bem como o número do evento SEI referente à “Lista de itens – Solicitação de Autorização para ser Gestor de Registro de Preços”, permitindo a vinculação entre os documentos que compõem a solicitação. 

Na seção “II. Identificação do responsável técnico”, deverão ser informados os dados do servidor responsável pelo preenchimento do formulário, possibilitando o contato pela Seplag para solicitar esclarecimentos ou informações complementares, caso necessário durante a análise da solicitação. 

Na seção “III. Sobre a opção pela utilização do sistema de registro de preços”, deverão ser apresentadas as informações que justifiquem a adoção do Sistema de Registro de Preços. 

Na seção “IV. Sobre o planejamento do registro de preços”, deverão ser prestadas informações específicas sobre o pedido realizado, relacionadas ao cronograma previsto para o procedimento, à realização da Intenção de Registro de Preços (IRP), à possibilidade de adesão à futura Ata de Registro de Preços por órgãos ou entidades não participantes (carona) e à existência de procedimento anterior para o mesmo objeto. 

Na seção “V Sobre os itens do registro de preços”, deverão ser apresentadas informações relativas aos itens que comporão o procedimento, incluindo a justificativa para eventual gestão de itens historicamente conduzidos por outro órgão ou entidade, os critérios utilizados para o agrupamento dos itens e a verificação da inexistência de Ata de Registro de Preços vigente para o objeto solicitado. 

Por fim, a seção “VI. Observações” destina-se ao registro de informações complementares relevantes para a análise da solicitação, sempre que tais informações não puderem ser evidenciadas nos demais campos do formulário. 

O formulário contém notas explicativas destinadas a orientar seu preenchimento. Antes da instrução definitiva do processo, essas notas explicativas deverão ser excluídas, assim como os destaques em verde utilizados apenas como orientação ao preenchimento. 

• Lista de itens – Solicitação de Autorização para ser Gestor de Registro de Preços  (Excel .xls ou .xlsx). 

A “Lista de itens – Solicitação de Autorização para ser Gestor de Registro de Preços” está organizada em duas seções: “Identificação do Processo” e “Lista de Itens”. 

Na seção “Identificação do Processo”, deverão ser preenchidos os seguintes campos: 

• Número do processo SEI: informar o número do processo eletrônico no qual a solicitação de autorização está sendo instruída;  

• Descrição do objeto do registro de preços: informar a descrição completa do objeto, conforme a solução definida pelo órgão ou entidade; 

• Nome do objeto no SIRP: informar exatamente o nome que será utilizado no cadastro do planejamento no Sistema Informatizado de Registro de Preços (SIRP).  

Importante: em razão da limitação de caracteres existente no campo “Nome do objeto” do SIRP, a descrição cadastrada no sistema poderá ser uma versão resumida do objeto. Por esse motivo, é indispensável que o nome informado na planilha corresponda exatamente ao que será registrado no SIRP, assegurando a correta vinculação entre a solicitação de autorização e o respectivo planejamento. 

Na seção “Lista de Itens”, deverão ser relacionados todos os itens de material ou serviço que comporão o futuro procedimento. Os seguintes campos são de preenchimento obrigatório pelo órgão/entidade solicitante: 

• Código CATMAS;  

• Especificação CATMAS;  

• Possui complementação da especificação? (selecionar “Sim” ou “Não” na lista suspensa);  

• Possui especificação longa? (selecionar “Sim” ou “Não” na lista suspensa);  

• Unidade de aquisição/medida, conforme cadastro no CATMAS;  

• Observações.  

Todos os campos deverão ser preenchidos com base nas informações constantes no Catálogo de Materiais e Serviços (CATMAS), de forma a possibilitar a adequada análise da solicitação. 

O campo “Observações” destina-se ao registro de informações complementares relevantes para a análise da solicitação, sempre que tais informações não puderem ser evidenciadas nos demais campos da planilha. 

Entre outras situações, o campo poderá ser utilizado para: 

1) justificar a realização de nova solicitação quando o órgão ou a entidade já for gerenciador ou participante de Ata de Registro de Preços vigente para o mesmo objeto; 

2) informar que a solicitação decorre de planejamento anterior deserto, fracassado, anulado ou revogado; 

3) indicar que a solicitação complementa autorização para gestão de Registro de Preços anteriormente emitida, identificando o respectivo processo SEI ou o número da autorização; 

4) esclarecer peculiaridades dos itens ou do procedimento que possam subsidiar a análise da demanda. A planilha foi estruturada para atender às diferentes etapas do processo de autorização. Assim, além dos campos destinados ao preenchimento pelo órgão/entidade solicitante, ela contém colunas de uso exclusivo da Diretoria Central de Planejamento, Padronização e Estratégias de Contratação (DCPEC) e da Diretoria Central de Cadastros (DCC), responsável pelo CATMAS, que serão preenchidas durante a análise da solicitação. Essas colunas não devem ser alteradas pelo órgão/entidade solicitante. 

O processo SEI contendo o formulário de solicitação, a lista de itens e o Ofício de encaminhamento assinado pela autoridade responsável do órgão/entidade, devidamente instruído, deverá ser encaminhado para a unidade SEI SEPLAG/SUBCOMP/SCPLAN/DCPEC e concluído na unidade do órgão/entidade solicitante, evitando, assim, a inserção de novos documentos durante a análise da equipe SEPLAG.   

 

Passo 2: Análise Mérito 

A DCPEC realizará a conferência da instrução processual e a análise do mérito da solicitação de gestão considerando o objeto como um todo e cada um dos itens indicados pelo órgão/entidade solicitante, com base nas informações constantes dos documentos encaminhados. 

Nos casos em que a solicitação envolver objetos relacionados a Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), Energia ou Frota de Veículos do Estado, será necessária a manifestação prévia das respectivas áreas técnicas centrais da SEPLAG. 

Nesses casos, a DCPEC encaminhará o processo para manifestação técnica, conforme o objeto da solicitação, à:  

• Diretoria Central de Gestão de Serviços e Infraestrutura de Tecnologia de Informação e Comunicação (SEPLAG/DCGSITIC);  

• Superintendência Central de Logística (SEPLAG/SUBLOG); ou  

• Diretoria Central de Transporte e Viagem – Coordenação de Frota (SEPLAG/DCTR/FROTA).  

Durante a análise de mérito do processo, a DCPEC poderá entrar em contato com o responsável pela solicitação para sanear dúvidas e/ou solicitar complementações. 

Após o recebimento da respectiva manifestação da área técnica e a conclusão da análise de mérito, a DCPEC dará prosseguimento à análise da solicitação, encaminhando o procedimento para a revisão conforme CATMAS. 

 

Passo 3: Revisão CATMAS 

Em seguida, os itens aprovados na análise de mérito serão devidamente revisados pela equipe do CATMAS. Nesta fase, os analistas do CATMAS poderão entrar em contato com o responsável técnico do órgão/entidade demandante para realizar os acertos que se fizerem necessários quanto à especificação dos itens. 

Importante ressaltar que, para a realização de Registro de Preços, é necessário que todos os itens aprovados estejam com a situação “Ativo” e marcados com “Sim” em “A especificação está ok para Registro de Preços?” no CATMAS, conforme imagem exemplificativa abaixo: 

 

Embora não sejam obrigatórias essas condições no momento da solicitação, é preciso considerar que a seleção de itens suspensos para compra ou com especificações inadequadas ou incompletas para registro de preços poderão impactar no prazo do registro da autorização no Sistema de Registro de Preços – SIRP pela DCPEC, que ocorrerá apenas após o acerto completo da lista enviada pela equipe CATMAS.  

Passo 4: Deliberação 

Ao término da análise, a DCPEC procederá à resposta formal no processo SEI, mediante a inclusão da planilha final de itens e do ofício de resposta, devidamente assinado, contendo o resultado da análise da solicitação. O processo somente será considerado concluído após a disponibilização de ambos os documentos no processo SEI, com o ofício devidamente assinado e seu posterior encaminhamento ao órgão ou entidade solicitante.  

O fluxo completo do procedimento encontra-se ilustrado abaixo para maior clareza:  

Matriz de Responsabilidades:

Considerando que o processo de solicitação de autorização para Registro de Preços envolve a atuação de diferentes unidades da SEPLAG e do órgão ou entidade solicitante, a matriz de responsabilidades abaixo tem por objetivo esclarecer o papel de cada participante em cada etapa do procedimento.  

Para fins de interpretação da matriz, foram adotadas as seguintes definições: 

Geração do Código de Autorização para Gestão de Registro de Preços

 

As autorizações para gerenciar  Registros de Preços emitidas pela DCPEC levam em consideração a lógica de centralização das compras/contratações, buscando a racionalização dos gastos públicos e dos procedimentos, de forma a impedir a replicação de processos para objetos iguais ou similares, o que pode reduzir a competitividade das compras/contratações estaduais, gerar dificuldades de gestão para órgãos e entidades partícipes (uma vez que haveria mais de uma ata de Registro de Preços com valores distintos registrados) e proporcionar riscos de mercado e de controle, especialmente quando considerada a vedação à participação do órgão/entidade em mais de uma ata com o mesmo objeto no prazo de validade daquela de que já tiver participado.  

Desta forma, visando otimizar as contratações por Registro de Preços em Minas Gerais, a SEPLAG disponibiliza, desde 2017, ferramenta de autorização para gestão de RP, via módulo no SIRP, segundo a qual, para cada solicitação, é gerado um código de autorização específico, possibilitando que, durante o período de vigência solicitado, aquele órgão ou entidade possa criar o seu Planejamento no Sistema de Registro de Preços – SIRP e ser o gestor daquele conjunto de itens no ano da solicitação. 

 

Painel de Autorizações para Gestão de Registro de Preços

 

Com o objetivo de ampliar a transparência das informações relativas às autorizações e facilitar o acompanhamento das solicitações, está disponibilizado abaixo o Painel de Autorizações para Gestão de Registro de Preços, que reúne os dados referentes aos pedidos de autorização analisados pela SEPLAG. 

O painel permite consultar informações sobre as solicitações realizadas pelos órgãos e entidades, as autorizações emitidas, os itens autorizados, os respectivos números de autorização, bem como outras informações relacionadas ao processo. Além disso, a ferramenta disponibiliza filtros e recursos de interação que possibilitam uma visão consolidada ou detalhada dos dados, apoiando o planejamento das contratações, o monitoramento das autorizações concedidas e a identificação de oportunidades de compartilhamento de registros de preços. 

Os dados do painel são atualizados diariamente a partir das planilhas de controle da DCPEC, garantindo maior tempestividade das informações disponibilizadas. 

O painel também pode ser acessado através deste link.

Formulário para Intenção de Participar de Registro de Preços (modelo padrão disponível no SEI)

 

O “Formulário para Intenção de Participar de RP” (versão SEI, para facilitar as assinaturas, e anexado no tópico acima) tem por finalidade subsidiar a manifestação de interesse dos órgãos e entidades em participar de um procedimento de Registro de Preços, reunindo as informações necessárias ao atendimento do disposto no art. 6º, inciso I, do Decreto nº 48.779, de 2024. 

Para esse fim, o documento contempla informações destinadas a fundamentar a intenção de participação do órgão ou entidade, incluindo a demonstração da necessidade da contratação, a justificativa dos quantitativos demandados, a indicação dos locais de entrega ou de execução do objeto e demais elementos necessários à adequada instrução da adesão ao procedimento. 

O formulário está estruturado em seis seções:

I. Referência;

II. Fundamentação da compra/contratação e das suas quantidades;

III. Local de entrega ou de execução do objeto;

IV. Anexos;

V. Vedação à participação do órgão/entidade em mais de uma Ata de Registro de Preços com o mesmo objeto;

VI. Responsáveis. 

Na seção “1. Referência”, deverão ser informados o número do planejamento registrado no Sistema Informatizado de Registro de Preços (SIRP), a denominação do objeto conforme cadastro no sistema e a identificação do órgão ou entidade gerenciadora do procedimento do qual se pretende participar. 

Na seção “2. Fundamentação da compra/contratação e das suas quantidades”, deverão ser apresentadas a justificativa da necessidade da contratação e a fundamentação dos quantitativos pretendidos, demonstrando os critérios utilizados para sua estimativa e os elementos que subsidiaram sua definição. Sempre que possível, as justificativas deverão estar fundamentadas em dados históricos, memórias de cálculo, estudos técnicos ou outros documentos que evidenciem a compatibilidade entre a demanda apresentada e a efetiva necessidade da Administração.  

Na seção “3. Local de entrega ou de execução do objeto”, deverão ser informados todos os locais em que o objeto poderá ser entregue ou executado, incluindo, preferencialmente, os responsáveis pelo recebimento, seus contatos e, quando aplicável, as condições para agendamento da entrega ou da execução. Essas informações subsidiam a estimativa dos custos da contratação e deverão refletir as condições previstas para a futura execução contratual. 

Na seção “4. Anexos”, deverão ser relacionados os documentos complementares que acompanham o formulário e fundamentam as informações apresentadas. Caso não existam documentos adicionais, deverá ser registrado que o item “Não se aplica”. 

Na seção “5. Vedação à participação do órgão/entidade em mais de uma Ata de Registro de Preços com o mesmo objeto”, o órgão ou entidade deverá declarar se já participa ou não de Ata de Registro de Preços vigente para o mesmo objeto. Em caso positivo, deverá justificar a nova participação com fundamento em uma das hipóteses previstas no art. 11, inciso VII, do Decreto nº 48.779, de 2024. 

Por fim, a seção “6. Responsáveis” destina-se à identificação dos responsáveis pela elaboração e pela aprovação do formulário, os quais deverão assiná-lo antes de sua inclusão no SIRP, juntamente com o respectivo termo de adesão.  

O formulário contém notas explicativas destinadas exclusivamente a orientar seu preenchimento. Antes da assinatura do documento, essas notas, bem como os destaques em verde utilizados apenas para indicar os campos a serem preenchidos ou as redações alternativas, deverão ser excluídos. 

Ressalta-se que este formulário não integra a instrução processual da solicitação de autorização para gestão de Registro de Preços. Sua utilização ocorre em etapa posterior, quando da adesão ao planejamento já registrado no SIRP.  

A SEPLAG recomenda sua utilização pelos órgãos e entidades, como documento modelo, por contribuir para a adequada fundamentação das demandas, conferir maior uniformidade às informações inseridas no Sistema Informatizado de Registro de Preços (SIRP) e facilitar a análise técnica realizada pelo órgão gerenciador durante a fase de consolidação do planejamento.